Ticket o factura: qué justificante necesitas para que te devuelvan un gasto

Pagas la comida con un cliente, te dan un ticket y lo guardas. Pero cuando llega la nota de gastos, tu empresa te pide «la factura». ¿No es lo mismo? No exactamente.

Ticket (factura simplificada) y factura completa

Lo que solemos llamar ticket es, legalmente, una factura simplificada. Recoge lo básico: quién vende, qué, cuándo y cuánto, con el IVA incluido. Pero no identifica a quien compra.

La factura completa incluye además el nombre y el NIF del cliente (tú o tu empresa) y detalla el IVA. Es la que permite a una empresa o a un autónomo deducirse el IVA del gasto.

Qué te piden según tu caso

• Si trabajas por cuenta ajena y tu empresa te devuelve el gasto: para el reembolso, en muchas empresas basta con el ticket. Pero si la empresa quiere deducirse el IVA, te pedirá la factura a su nombre. Pregunta cuál es su política.
• Si eres autónomo: para que el gasto cuente en tu actividad y puedas deducir el IVA cuando proceda, necesitas factura a tu nombre con tu NIF. Con un ticket simple, en general, no puedes deducir el IVA.

Cómo pedir la factura completa

• En el momento: en restaurantes, hoteles y gasolineras, pide la factura a nombre de la empresa al pagar. Lleva el NIF y la dirección fiscal apuntados en el móvil.
• Después: muchos comercios permiten pedirla más tarde con el ticket, en su web o por correo. Hay plazos, así que mejor no dejarlo para el final del trimestre.
• Hoteles y transporte: suelen enviar la factura por correo o permiten descargarla. Al reservar, rellena los datos de facturación de la empresa si te los piden.

Consejo: guarda siempre el ticket aunque vayas a pedir la factura. Si la factura no llega, el ticket es tu único justificante.

Lo que no sirve como justificante

• El extracto del banco o el resguardo del datáfono: demuestran que pagaste, pero no qué compraste.
• Una foto ilegible: asegúrate de que se leen el comercio, la fecha, el importe y el IVA.

¿Basta con la foto del ticket?

Para organizarte y para que tu empresa te devuelva el gasto, a menudo sí: depende de su política. Ante Hacienda, no: una foto normal no sustituye al original. Sólo la digitalización hecha con un programa homologado por la Agencia Tributaria permite destruir el papel.

Así que guarda los originales durante el plazo de conservación (en general, cuatro años; las empresas, seis por el Código de Comercio). Y haz la foto igualmente: los tickets de papel térmico se borran con el tiempo y la foto es tu copia.

Las normas de facturación y de deducción tienen matices. Si eres autónomo, consulta tu caso con tu asesor o gestoría.